KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

KPI bukan perkara baru, ia dah pun berjalan bukan sahaja oleh syarikat-syarikat swasta, malah juga oleh agensi-agensi kerajaan. KPI telah melalui bermacam-macam versi dan ia dilaksanakan mengikut tahun kewangan sesebuah organisasi. Ia juga dinamakan sebagai ‘strategic objective’. Mengikut teori, Key Performance Indicator (KPI) ialah satu terma ‘industry jargon’ bagi tujuan untuk mengukur tahap prestasi yang direkodkan. KPI biasanya digunakan untuk sesebuah organisasi untuk menilai tahap kejayaan atau terhadap tahap sesuatu aktiviti yang ditetapkan. Kadangkala sesuatu kejayaan itu didefinasikan dari sudut ‘progress’ yang dicapai dari masa ke semasa dalam menuju ke arah mencapai sesuatu objektif strategik organisasi.

Pelbagai perkara di dalam KPI yang ditetapkan kadangkala menjadi pertikaian di peringkat operasi. Kesemua persoalan itu realistik dan logik tetapi sejauhmanakah pertikaian kita itu relevan kepada persoalan tersebut?. Kadangkala ia perlu dipandang dari perspektif yang lebih praktikal dan optimistik.

Kadangkala, tahap kejayaan itu bercorak pencapaian ulangan (repeated achievement) dalam sesetengah sasaran peringkat operasi, contohnya seperti ‘zero defects’, Service Excellence 10/10, customer satisfaction dan sebagainya. Memilih KPI yang tepat dan betul memerlukan kefahaman yang tinggi mengenai apakah perkara yang penting untuk syarikat. Biasanya, unit Pengurusan Strategik sesuatu organisasi itulah yang akan menentukannya. Lazimya, KPI ditentukan berdasarkan empat area melalui konsep pengurusan KPI atau ‘framework’ yang dinamakan sebagai Balance Score Card (BSC). 4 'main area' yang penting ialah Finance, Customer, Internal Process dan Learning & Growth. Ke empat-empat item BSC perlu ada barulah 'balance' KPI.

Balance Score Card ialah ‘tools’ yang sering digunakan untuk pengurusan prestasi organisasi. Ia boleh dikatakan ‘tried & proven method’ cuma yang mungkin menjadi pertikaian ialah sejauhmana ketepatan perlaksanaannya. Ia konsep yang bagus di mana ia membolehkan seseorang pengurus untuk memantau dan mengawal sesuatu perlaksanaan aktiviti.

Ada juga kadangkala orang membezakan yang mana BAU (Business as Usual) dan yang mana KPI. BAU ialah kerja rutin atau kerja hakiki harian, mingguan dan sebagainya contohnya ialah seorang kerani tugas hariannya ialah memastikan semua surat menyurat dikemaskini. Jika beliau terleka atau tidak melakukan kerja hariannya itu, akan menyebabkan backlog atau tertunggak. Maka ia disebut sebagai tidak melaksanakan BAU nya. Manakala KPI biasanya diukur dalam jarak yang lebih panjang seperti mingguan, bulanan, suku tahun, tahunan, 5 tahun dan sebagainya. Kalau merujuk kepada Ketua Jurutera Negeri..

BAU = kerja hangpa, hangpa buat.

KPI = kerja kami, hangpa buat.

Perkataan 'kami' merujuk kepada pengurusan atasan, manakala perkataan 'hangpa' merujuk kepada pekerja bawahan di peringkat operasi. Bila difikir-fikirkan balik, betul juga. Namun, saya yakin pasti ada lain-lain definasi lagi yang boleh diperbahaskan kerana konsep 'teamwork' sepatutnya wujud dalam melaksanakan KPI dan BAU.

Ketika kita diterima bekerja, kita mungkin masih ingat iaitu kita pernah menandatangani satu surat kontrak perjanjian untuk melaksanakan apa sahaja kerja yg diarahkan oleh syarikat dan bersedia untuk ditukarkan ke mana-mana stesen yang diarahkan. Kerja hakiki kita itulah sebenarnya adalah BAU. Kadang-kala BAU boleh jadi KPI.. manakala KPI boleh dijadikan BAU.. jika kerja itu banyak backlog, ia mungkin dijadikan KPI.. selepas kembali pulih, ia akan menjadi BAU semula... sekiranya disebabkan arahan daripada Top management mengarahkan ianya ialah KPI, maka kpilah jadinya.. Berdasarkan short term dan long term strategic plan, kadangkala kita perlu inisiatif atau KPI extra/ baru yang perlu dicapai dalam masa yg ditetapkan.. lebih-lebih lagi bisnes teras perlu improve dengan segera. Mematuhi peraturan itu BAU, mematuhi etika berpakaian itu juga BAU dan banyak lagi.

Semua benda yg kita nak capai, perlulah boleh diukur atau measurable.. kalau tak boleh measure bagaimana kita nak tahu sama ada sasaran kita itu dicapai atau tidak? Afterall, kita kerja dengan orang. Kita hanya bekerja makan gaji dan tak mungkin boleh perfect. Kalau kita jadi CEO syarikat kita sendiri pun, kita mungkin boleh cipta keuntungan, NAMUN ia belum tentu boleh dapat memuaskan hati semua anak buah kita. Melakukan yang terbaik dalam BAU mungkin kita boleh kaitkan demi mendapat keberkatan pada rezeki (gaji) yang diterima setiap bulan... sedangkan zaman nabi pun ada tentangan, inikan kita manusia biasa.. hanya Allah yg sempurna..

Tidak melaksanakan BAU mungkin menyebabkan syarikat menggunakan tindakan tatatertib sebagai salah satu alternatif. Namun perlu diingat, sebelum menghukum, pengurusan perlu lihat terlebih dahulu, adakah pekerja yang dihukum itu benar-benar telah diberikan terlebih dahulu hak mereka dari segi latihan dan sebagainya? Sekiranya semua itu telah diberikan, dan masih terdapat kelalaian dan keengkaran, ia mungkin wajar dilaksanakan. Dalam pada itu, kita juga perlu menggunakan budibicara yang terbaik dalam melaksanakan amanah kerana tidak semua peraturan yang kita cipta itu benar-benar berkesan dan tepat.

Dari segi analogi lain, contohnya dalam mengerjakan ibadah solat, ia mungkin dinamakan sebagai BAU, jika tidak dilaksanakan, kita menganggung dosa dan hukuman, jika diamalkan kita diberikan reward ataupun pahala. Namun, ia tiada penghujungnya dan sebagai muslim, kita wajib amal dan berterusan improve ibadah solat kita itu. Ia tiada ‘saturated value’ tetapi ia mesti diamalkan dan dipertingkatkan sehingga akhir hayat kita. Bagi seseorang yang mendapat ‘hint’ bilakah tarikh ajalnya, mungkin beliau boleh membuat persiapan dan memperkemaskan KPI akhiratnya.

Ia juga mungkin boleh menjadi KPI jangka panjang atau pendek kepada kita yang tidak tahu sampai setakat manakah umur kita. Allah jua yang Maha Mengetahui.

Wallahualam.